Не позднее 2 марта компании должны сдать СЗВ-СТАЖ в ПФР. Форма прежняя, но вопросов с прошлого года не убавилось. Бухгалтеры до сих пор путают, какие коды и когда указывать в отчете. Наша инструкция устранит все неясности.
Кто и в какие сроки сдает СЗВ-СТАЖ
СЗВ-СТАЖ по итогам 2019 года должны сдать все компании. Нулевого отчета не бывает. Подайте форму, даже если в течение года в компании числились только подрядчики или штатники не получали зарплату. Вместе с отчетом СЗВ-СТАЖ сдайте опись ОДВ-1. Срок — не позднее 2 марта (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Памятку к отчету за 2019 год смотрите ниже.
Памятка. Кто, как и в какие сроки сдает СЗВ-СТАЖ
Есть два случая, когда отчет нужно составить раньше 2 марта.
Сотрудник уволился. Сдавать отчеты в ПФР в этот день не нужно. Но в день увольнения выдайте работнику под подпись СЗВ-СТАЖ за 2017—2020 годы. Поскольку форма содержит персональные данные всех работников, подготовьте выписки из отчетности только по конкретному человеку. Документы сформируйте по общим правилам. В графе 7 раздела 3 последней строки годового отчета укажите дату увольнения работника, то есть последний день работы застрахованного.
Сотрудник вышел на пенсию. Сдайте в ПФР отчет СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии», если работник подаст заявление о представлении индивидуальных сведений. Сведения направьте в ПФР в течение трех календарных дней с момента, как получили заявление (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Если работник вышел на пенсию, но с заявлением не обращался, то отчет досрочно не отправляйте. Сдайте его в общем порядке: за 2019 год — не позднее 2 марта 2020 года, за 2020 год — в 2021 году.
Если отчитываетесь за 2019 год, то включите пенсионера в годовой СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» (п. 2.1.5 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п). Заполните стаж на пенсионера точно так же, как на других работников. К примеру, работник уволился 25 ноября. Тогда заполните в графах 6 и 7 раздела 3 стаж с 01.01.2019 по 25.11.2019. Если сотрудник уволился в 2020 году, укажите в отчете за 2019 год стаж с 01.01.2019 по 31.12.2019. Периоды болезни или отпуска за свой счет выделите отдельно. В графе 11 поставьте код «ВРНЕТРУД» — если сотрудник болел, код «НЕОПЛ» — если работник был в отпуске без содержания.
Кого включать в отчет
СЗВ-СТАЖ заполняйте на всех физлиц, с которыми в 2019 году действовали трудовые или гражданско-правовые договоры на работы или услуги. Кроме того, отразите в отчете тех, с кем заключали лицензионные или авторские договоры (п. 1.5 Порядка, утв. постановлением № 507п).
Включайте в СЗВ-СТАЖ сведения о сотрудниках — застрахованных лицах, с выплат которым вы должны начислять пенсионные взносы. Если выданные суммы взносами не облагаются, то физлиц в отчете не отражайте. Например, не показывайте гражданина, у которого компания арендует помещение или автомобиль. Далее разберем, на кого еще нужно заполнять СЗВ-СТАЖ, а на кого нет
Директор — единственный учредитель. С директором — единственным учредителем заключать трудовой договор необязательно. Достаточно составить решение участника о вступлении в должность (письмо Минфина от 20.11.2019 № 03-12-13/89698). Но директор все равно состоит в трудовых отношениях и является застрахованным (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1.5 Порядка, утв. постановлением № 507п). Поэтому включите его в СЗВ-СТАЖ (письма ПФР от 07.06.2018 № 08/30755 и Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846). Если директор не получает зарплату, поставьте в графе 11 раздела 3 код «НЕОПЛ».
Уволенные. Отразите в отчете сотрудников, которых уволили в 2019 году. Если сотрудник уволился в середине года, графу 14 оставьте пустой. Эту графу заполняйте, только когда сотрудник уволился 31 декабря. Тогда в графе 14 укажите дату увольнения в формате «31.12.2019».
В графах 6 и 7 раздела 3 указывайте фактический период работы сотрудника. Даты выплат к СЗВ-СТАЖ никакого отношения не имеют. К примеру, сотрудник работал с начала года, уволился 30 сентября, а в октябре получил премию. Тогда в СЗВ-СТАЖ покажите период работы с 01.01.2019 по 30.09.2019.
Самозанятые. Компания не признается страхователем в отношении самозанятых (п. 1 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, абз. 2 п. 1 ст. 7 Закона № 167-ФЗ). Значит, если заключали договоры с такими лицами, их не нужно отражать в отчете СЗВ-СТАЖ.
Из общего правила есть одно исключение. Оно касается самозанятых, которые ранее работали в компании по трудовому договору. Если с даты расторжения трудового договора не прошло двух лет, то такие физлица не могут применять спецрежим в виде НПД. Поэтому с выплат нужно начислять взносы. Значит, самозанятого придется включить в отчет СЗВ-СТАЖ.
Как отразить в отчете периоды работы сотрудников
Больше всего вопросов возникает с графами 6, 7 и 11 раздела 3, в которых компании показывают сами периоды работы и коды некоторых из них.
В графах 6 и 7 указывайте даты, когда сотрудник начал и закончил работать, в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Чаще всего возникают ошибки, если сотрудника приняли на работу не в отчетном году и он продолжает работать. Некоторые бухгалтеры в графе 6 ставят дату приема, даже если сотрудник работает в компании больше года, а графу 7 оставляют пустой. Так заполнять графы 6 и 7 нельзя. Поставьте даты в пределах периода, за который сдаете отчет. К примеру, с физлицом заключили трудовой договор в 2018 году и он продолжает работать. Тогда в отчете за 2019 год в графе 6 поставьте дату 01.01.2019, а в графе 7 — 31.12.2019.
Заполните несколько периодов, если сотрудники болели, были в декрете, отпусках по уходу за ребенком или за свой счет, подрабатывали по договору подряда. Указывайте периоды в календарной очередности — каждый последующий период должен быть позже предыдущего. А сами периоды отмечайте специальным кодом в графе 11. Все коды смотрите в таблице. Далее разберем периоды, с заполнением которых чаще всего возникают вопросы.
Отпуск. Отпуска отражайте в СЗВ-СТАЖ в зависимости от их вида. Периоды ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников, которые работают в обычных условиях труда, отдельно в графах 6 и 7 раздела 3 не выделяйте. По обычным работникам код «ДЛОТПУСК» в графе 11 не нужен.
С 1 января 2019 года код «ДЛОТПУСК» ставят, только если работники заняты в особых условиях труда и у сотрудника есть месяцы, за которые фирма не начисляла страховые взносы по доптарифам. Причем указать код можно только лишь в сочетании с кодом особых условий труда (п. 2.3.13 и 6.6.11 Порядка, утв. постановлением № 507п).
Отпуска без оплаты выделяйте в СЗВ-СТАЖ в любом случае. Неважно, в особых или обычных условиях труда работает сотрудник. В графе 11 укажите код «НЕОПЛ» (см. образец 1 ниже).
Больничный. Период болезни нужно выделить у всех работников, в том числе у тех, кто работает в обычных условиях труда. Даты начала и окончания болезни указывайте, как в листке нетрудоспособности. Для ПФР неважно, сколько дней оплатила компания, а сколько — ФСС. К примеру, сотрудник болел с 18 по 22 ноября. Первые три дня болезни оплатила компания, остальные — ФСС. В разделе 3 нужно отразить весь период болезни (см. образец 2).
Таблица. Коды периодов работы
Если гражданин принес больничный после увольнения, то период с кодом «ВРНЕТРУД» не отражайте. Компания обязана назначить пособие бывшему работнику, который заболел в течение 30 календарных дней после увольнения (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Период получения пособия не нужно показывать в отчете, так как фирма уже расторгла трудовой договор. А сдавать сведения о стаже нужно только за те периоды, в которых действовали трудовые договоры.
Неполный рабочий день. При обычных условиях труда доля ставки значения не имеет. В графах 6 и 7 указывайте обычный период работы — с 01.01.2019 по 31.12.2019. Период, когда сотрудница трудилась неполный день во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет, также отражайте как обычную работу. В графе 11 не пишите код «ДЕТИ». Заполняйте код «ДЕТИ» только за те периоды, когда сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет и не работала в этот период (см. образец 3).
Иначе обстоит дело, если работник трудится в особых территориальных условиях, например в районах Крайнего Севера или местностях, приравненных к ним. В этом случае в графе 8 раздела 3 отражайте объем работ, то есть долю ставки в данный период. Предположим, сотрудник работал на Крайнем Севере по 4 часа в день. Тогда в графе 8 нужно записать РКС 0,5.
Подряд. Если работник одновременно подрабатывал подрядчиком, то сначала отразите работу по договору подряда, а потом стаж по трудовому договору. Например, договор подряда действовал с 10 по 29 декабря, а трудовой договор — весь 2019 год. В первой строке укажите период с 10.12.2019 по 29.12.2019 с кодом «ДОГОВОР» в графе 11. Во второй строке — период с 01.01.2019 по 31.12.2019 без отметок в графе 11. Периоды по трудовому договору и подряда могут накладываться друг на друга.
Прогул. В Порядке заполнения СЗВ-СТАЖ не сказано, нужно ли отражать в отчете период, когда работник отсутствовал по неуважительным причинам. Если вы не увольняли работника за прогул, то он продолжает работать по трудовому договору. Значит, вы сдавали на него за месяц прогула СЗВ-М. Фонды сравнят число человек в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Чтобы сведения совпали, отразите в СЗВ-СТАЖ период, в котором сотрудник прогуливал, но поставьте код «НЕОПЛ» в графе 11.
